Forside › Privatlivspolitik

Datasikkerhed og personoplysninger

Gaia Travel privatlivspolitik er gældende for alle vores kunder, leverandører og samarbejdspartnere. Vi vægter datasikkerheden højt, når det gælder dine personoplysninger. Hvad bruger vi dem til og hvornår? Og hvordan beskyttes de?

Hjemmesiden, du besøger, ejes og drives af:

Gaia Travel A/S
Folk Bernadottes Allé 5
2100 København Ø
CVR-nummer: 39034891

(“Gaia Travel”, “vi”, “os”, “vores”). Når vi indhenter og behandler personoplysninger om dig i forbindelse med dit besøg på vores hjemmeside eller på anden vis kontakter os i forbindelse med køb af en rejse eller deltagelse på en rejse købt hos os, er vi den dataansvarlige, som du kan kontakte med spørgsmål.

Nedenfor finder du en beskrivelse af de personoplysninger, som vi indsamler og behandler om dig, samt formålet og retsgrundlaget for denne indsamling og behandling.

1 Kategorier af personoplysninger vi behandler samt retsgrundlaget

1.1 Markedsføring

Hvis du tilmelder dig et af vores nyhedsbreve, giver du samtykke til, at vi kan sende vores nyhedsbreve til dig og deri behandle pixeldata, jf. persondataforordningen (”GDPR”) artikel 6, stk. 1(a), hvor vi behandler:

(a) Navn og fødselsdato

(b) Kontaktoplysninger, herunder e-mailadresse, postnummer og telefonnummer

Pixeldata i nyhedsbreve registrerer, hvor mange og hvem der åbner nyhedsbrevene, hvornår nyhedsbrevene åbnes (dato og tidspunkt), hvilke links der klikkes på, om det gøres fra en mobilenhed eller desktop, og hvilket operativsystem der benyttes.

Disse informationer benytter vi til at analysere, hvilke nyheder modtagerne åbner, og hvilke artikler modtagerne klikker sig videre til. På den baggrund tilrettelægger vi fremtidige nyhedsbreve – fx i hvilken rækkefølge historierne skal præsenteres i nyhedsbrevet.

Markedsføringen i nyhedsbreve på vores og andres hjemmesider, inklusive sociale medier, tilpasses dine personlige forhold ud fra vores viden om dig ved profilering, jf. GDPR artikel 6, stk. 1 (f), hvor vi behandler:

(a) Samtykke til nyhedsbreve

(b) Oplyste interesseområder

(d) Oplysninger fra dine sociale medieprofiler

Vores legitime interesse i at lave en personligt tilpasset markedsføring til dig går forud for dine interesser og grundlæggende rettigheder. Vi foretager en automatisk evaluering af dine personoplysninger med henblik på at personliggøre markedsføringen til dig, men vi anvender ikke automatiserede afgørelser, som har retsvirkning, eller på tilsvarende vis betydeligt påvirker dig.

1.2 Som kunde

Hvis du kunde hos os eller hvis din virksomhed er kunde eller leverandør, behandler vi dine personoplysninger for at opfylde vores aftale med dig, f.eks. køb og salg i forbindelse med rejser samt gennemførsel af og opfølgning på købte rejser m.v., jf. GDPR artikel 6, stk. 1(b), hvor vi behandler:

(a) Navn og fødselsdato

(b) CPR- og pasnummer når disse er nødvendige for booking og gennemførelse af din rejse

(d) Ordredetaljer

(e) Visse helbredsoplysninger når disse er nødvendige for gennemførelse af din rejse

(f) Betalingsoplysninger

(g) Øvrige oplysninger tilknyttet erhvervsmæssigt køb

Vi laver også analyser med henblik på at optimere vores produkter og vide mere om vores kunders præferencer. Det gør vi blandt ved at lave analyser af vores kundedatabaser samt ved at sende dig spørgeskemaer, hvor vores legitime interesse i at behandle personoplysningerne, overstiger din interesse i, at oplysningerne ikke behandles, jf. GDPR artikel 6, stk. 1(f), hvor vi behandler:

(a) Oplysninger fra vores kundedatabaser

(b) Brugeradfærd og logfiler fra vores hjemmeside

Endelig markedsfører vi på vores og andres hjemmesider, hvilket også omfatter sociale medier, der tilpasses dine personlige forhold ud fra vores viden om dig ved profilering, jf. GDPR artikel 6, stk. 1 (f), hvor vi behandler:

(a) Oplyste interesseområder

(b) Cookies

(d) Oplysninger fra vores kundedatabaser

1.3 Når du ansøger om ansættelse hos os

Indsender du en jobansøgning til os, indsamler og behandler vi følgende personoplysninger om dig til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på din anmodning forud for indgåelse af en eventuel ansættelseskontrakt, jf. GDPR artikel 6, stk. 1(b), hvor vi behandler:

(a) Navn og fødselsdato

(b) Kontaktinformationer, herunder adresse, e-mailadresse og telefonnummer

(d) Information indeholdt i jobansøgninger, CV og andre dokumenter, der uploades på hjemmesiden som del af jobansøgningsprocessen, herunder eventuelle helbredsop-lysninger eller lignende følsomme personoplysninger, som du vælger at vedlægge

(e) Referencer

1.4 Sikkerhed på vores hjemmeside og i vores løsninger

Vi logger brugeradfærd og har implementeret sikkerhedsløsninger på vores hjemmeside samt i vores løsninger, hvor vores legitime interesse i at sikre hjemmesider og vores løsninger imod misbrug, overstiger din interesse i, at oplysningerne ikke behandles, jf. GDPR artikel 6, stk. 1(f), hvor vi behandler:

(a) Brugeradfærd og logfiler

(b) Øvrige sikkerhedsoplysninger

1.5 Cookies ved brug af vores hjemmeside

Cookies er små tekstfiler, der lagres på brugerens computer eller andet IT-udstyr, når en hjemmeside besøges. Når du interagerer med vores hjemmeside, indsamler vi cookies, der kan inddeles i tre kategorier

(a) Nødvendige cookies, der hjælper med at gøre en hjemmeside brugbar ved at aktivere grundlæggende funktioner, såsom side-navigation og adgang til sikre områder af hjemmesiden. Denne kategori af cookies kan ikke fravælges og kræver ikke et samtykke.

(b) Analyse-cookies, der hjælper webstedsejere med at forstå, hvordan de besøgende interagerer med hjemmesider ved at indsamle og rapportere oplysninger. Denne kategori af cookies er valgfri og kræver dit samtykke, jf. GDPR artikel 6, stk. 1(a).

(c) Marketing-cookies, der bruges til at spore besøgende på tværs af websites. Hensigten er at vise annoncer, der er relevante og engagerende for den enkelte bruger, og dermed mere værdifulde for udgivere og tredjeparts annoncører. Denne kategori af cookies er valgfri og kræver dit samtykke, jf. GDPR artikel 6, stk. 1(a).

Du kan se en liste over de cookies, som vi sætter i din browser, når du besøger vores hjemmeside, og hvornår de udløber, her.

Hvis du ikke ønsker, at vi sætter eller læser cookies på dit udstyr, så har du mulighed for at fravælge cookies i din webbrowser, hvor du kan vælge, hvilke cookies der skal tillades, blokeres eller slettes.

Du kan også vælge at få din computer til at advare dig hver gang, der sendes en cookie, eller du kan vælge at deaktivere alle cookies. Det kan du gøre i internetindstillingerne på dine browsere og enheder. Alle browsere er forskellige, så kig i din browsers hjælpefunktion for at finde den rigtige måde at ændre dine cookieindstillinger på.

Endelig deler vi dine oplysninger om din brug af vores hjemmeside med vores partnere in-den for sociale medier, annoncering og analyse. Vi og vores partnere kan kombinere disse data med andre oplysninger, du har givet dem, eller som de har indsamlet fra din brug af deres tjenester, med henblik på at tilpasse markedsføringen til dine personlige forhold ud fra vores viden om dig ved profilering, jf. GDPR artikel 6, stk. 1 (f), hvor vi behandler:

(a) Samtykke til nyhedsbreve

(b) Cookies

Vores legitime interesse i at lave en personligt tilpasset markedsføring til dig går forud for dine interesser og grundlæggende rettigheder. Vi foretager en automatisk evaluering af dine personoplysninger med henblik på at personliggøre markedsføringen til dig, men vi anvender ikke automatiserede afgørelser som har retsvirkning eller på tilsvarende vis betydeligt påvirker dig.

Du skal være særlig opmærksom på, at nogle vores partnere bruger dine cookiedata til egne formål, og vi opfordrer dig til at læse vores partneres persondatapolitikker.

2 Hvordan sikrer vi dine personoplysninger

Vi vælger at bruge leverandører, der implementerer sikkerhed i overensstemmelse med branchepraksis for god it-sikkerhed, og vi bruger kun krypteret datakommunikation, når vi overfører følsomme personoplysninger. Dette omfatter, når det er nødvendigt, muligheden for at få skriftlige forsikringer fra tredjeparter, der har adgang til dine personoplysninger, på en hensigtsmæssig måde, hvori de skal garantere, at de vil beskytte dataene med sikkerhedsforanstaltninger, der er udformet til at give et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau.

Imidlertid kan intet informationssystem være 100% sikkert. Så vi kan ikke garantere den absolutte sikkerhed for dine oplysninger. Desuden er vi ikke ansvarlige for sikkerheden ved de oplysninger, som du sender til os via netværk, som vi ikke kontrollerer, herunder internet og trådløse netværk.

3 Hvordan deler vi dine personoplysninger

Vi videregiver alene oplysningerne i det omfang, det er nødvendigt som led i driften af vores virksomhed, herunder for at kunne levere din rejse samt de øvrige produkter, som du har købt hos os.

Vi vil typisk videregive personoplysninger til følgende modtagere i forbindelse med bestilling og gennemførelse af en rejse og dermed relaterede produkter:

3.1 Globale distributionssystemer (GDS)

Et GDS er et IT-netværkssystem, der ejes eller drives af et firma, der muliggør transaktioner mellem rejsebranchens tjenesteudbydere, hovedsageligt flyselskaber, hoteller, biludlejningsfirmaer og rejsebureauer. Et GDS forbinder tjenester, priser og booking ved at konsolidere produkter på tværs af de tre rejsesektorer, dvs. flyreservationer, hotelreservationer og biludlejning.

3.2 Flyselskaber

Vi videregiver personoplysninger til flyselskaber i forbindelse med bestilling af din rejse. Til brug for bestilling af din flyrejse vil vi typisk videregive oplysninger om navn, afrejseluft-havn, destination, dato for ud- og hjemrejse, bonuskortnummer, specielle ønsker i forbindelse med din rejse, herunder helbredsoplysninger i form af bestilling af eventuelle specialmenuer under flyvningen og behov for speciel assistance på flyet eller i lufthavnen til det valgte flyselskab.

I forbindelse med rejse til specielle destinationer kan vi desuden videregive oplysninger om dit pasnummer til flyselskabet.

3.3 Hoteller

Vi videregiver personoplysninger til de hoteller, som du skal benytte på din rejse. Til brug for bestilling af dine hotelovernatninger vil vi typisk videregive oplysninger om navn, destination, dato for ankomst og afrejse, værelseskategori, bonuskortnummer, specielle ønsker i forbindelse med din rejse, herunder eventuel bestilling af specialkost under hotelopholdet og behov for speciel assistance under hotelopholdet i forbindelse med handicap eller sygdom.

3.4 Biludlejningsfirmaer

Vi videregiver personoplysninger til biludlejningsfirmaer, hvis du skal have et køretøj til rådighed under din rejse. Til brug for bestilling af din lejebil vil vi typisk videregive oplysninger om navn, afhentningssted, kørekortsnummer, lejeperiode, køretøjskategori, bonuskort-nummer, specielle ønsker i forbindelse med lejen af køretøjet, herunder specielle foranstaltninger i forbindelse med handicap eller sygdom, børnesæder mv.

3.5 Busselskaber

Gaia Travel videregiver personoplysninger til busselskaber, hvis du skal på busrejse som led i din rejse, fx i forbindelse med dagsture til kendte turistattraktioner. Til brug for bestilling af din busrejse vil vi typisk videregive oplysninger om navn, afhentningssted, dato og tidspunkt for busrejsen, destination samt specielle ønsker i forbindelse med busrejsen, herunder eventuel bestilling af specialmenuer under busrejsen og behov for speciel assistance på grund af handicap eller sygdom.

3.6 Rederier

Vi videregiver personoplysninger til rederier, hvis du skal på skibsrejse som led i din rejse, fx i forbindelse med krydstogter, dagsture til kendte turistattraktioner mv. Til brug for bestilling af din skibsrejse vil vi typisk videregive oplysninger om navn, adresse, telefonnummer, destination, rejserute, dato og tidspunkt for af- og hjemrejse, pasoplysninger og CPR-nummer samt specielle ønsker i forbindelse med skibsrejsen, herunder eventuel bestilling af specialmenuer under sejladsen og behov for speciel assistance under sejladsen som følge af handicap eller sygdom.

3.7 Bedbanks

En bedbank er et IT-netværkssystem, der ejes eller drives af et firma, der muliggør transaktioner mellem rejsebranchens tjenesteudbydere, hovedsageligt hoteller og rejsebureauer eller slutkunden. Vi videregiver personoplysninger til bedbanks for at bestille de hoteller, som du skal benytte på din rejse. Til brug for bestilling af dine hotelovernatninger gennem en bedbank vil vi typisk videregive oplysninger om navn, destination, dato for ankomst og afrejse, værelseskategori, bonuskortnummer, specielle ønsker i forbindelse med din rejse, herunder eventuel bestilling af specialkost under hotelopholdet og behov for speciel assistance under hotelopholdet i forbindelse med handicap eller sygdom.

3.8 Rejseagenter

Hvis du som led i din rejse skal deltage i udflugter eller har behov for transfer, kan vi videregive personoplysninger til rejseagenter. Rejseagenten har til opgave at arrangere den pågældende udflugt eller transfer ved bestilling af de ønskede ydelser hos lokale leverandører på destinationen. Til brug for bestilling af dine udflugter, transfers mv. videregiver vi typisk oplysninger om navn, dato og tidspunkt for ankomst og/eller afrejse, telefonnummer, type af køretøj, destination samt specielle ønsker i forbindelse med transferen eller udflugten, herunder eventuel bestilling af specialmenuer og behov for speciel assistance på grund af handicap eller sygdom.

3.9 Forsikringsselskaber

Som led i bestillingen af din rejse hos os har du mulighed for at tilkøbe en rejse- og/eller en afbestillingsforsikring. Hvis du ønsker at tilkøbe en sådan forsikring, vil vi videregive personoplysninger til forsikringsselskabet til brug for deres indtegning af forsikringen hos dem. Til brug for tegning af en rejse- og/eller en afbestillingsforsikring videregiver vi typisk oplysninger til forsikringsselskabet om navn, e-mailadresse, destination, dato for af- og hjemrejse samt rejsetype.

3.10 Udstyrsudlejningsfirmaer

Som led i bestillingen af din rejse hos os har du mulighed for at leje eventuelt udstyr, som du måtte have behov for på din rejse, fx cykler, skiudstyr, dykkerudstyr og lignende. Hvis du ønsker at leje sådant udstyr, vil vi videregive oplysningerne til det firma på din destination, som du skal leje udstyret hos. Til brug for udstyrsleje videregiver vi typisk oplysninger til udlejningsfirmaet om navn, typen af udstyr, afhentningssted, lejeperiode samt oplysninger om højde, vægt, tøj- og skostørrelse samt eventuelle sygdomme eller handikap, hvis nødvendigt.

3.11 Internationale overførsler af dine personoplysninger

Grundet naturen af vores virksomhed vil dine personoplysninger kunne overføres til lande uden for EU/EØS i forbindelse med bestilling af en rejse hos os. For at kunne levere vores ydelser til dig, er vi nødt til i visse tilfælde at anvende samarbejdspartnere og leverandører uden for EU/EØS.

Uden muligheden for at overføre dine oplysninger til modtagere uden for EU/EØS vil vi være ude af stand til at levere den ønskede rejse til dig. Dette gælder, hvis bestilling af din rejse forudsætter, at der overføres oplysninger til modtagere uden for EU/EØS, fx for at kunne booke flyrejse, hoteller mv. på din rejsedestination.

Databeskyttelseslovgivningen i disse lande kan være lempeligere, end den er i Danmark og i det øvrige EU/EØS, da der i størstedelen af tilfældene vil være tale om lande, hvor EU-Kommissionen har vurderet, at databeskyttelsesniveauet ikke er på højde med databeskyttelsesniveauet inden for EU/EØS.

I det tilfælde, hvor det er praktisk muligt for os, vil overførsel af dine personoplysninger ske på baggrund af de af EU-Kommissionen udarbejdede standardoverførselskontrakter, der er specielt udarbejdet til dette formål. Du kan anmode om en kopi af den aftale, som omfatter videregivelsen af personoplysninger, ved at sende en e-mail til travel@gaiatravel.dk

I visse tilfælde vil det imidlertid ikke være praktisk muligt for os at indgå en standardoverførselskontrakt som juridisk overførselsgrundlag. I sådanne tilfælde vil overførslen af oplysningerne ske med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 49, 1(b), da overførslen af dine personoplysninger til det pågældende land er nødvendig af hensyn til opfyldelse af kontrakten mellem dig og os (bestillingen og afviklingen af din rejse) eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på din anmodning forud for indgåelsen af en sådan kontrakt, fx i forbindelse med afgivelse af et kvalificeret tilbud.

Det er derfor vigtigt, at du er opmærksom på, at overførsel af dine personoplysninger til lande uden for EU/EØS i forbindelse med bestilling af en rejse hos os betyder, at dine personoplysninger ikke altid vil nyde den samme beskyttelse som efter danske eller EU-retlige regler.

Derudover videregiver vi ikke i noget tilfælde dine personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS, medmindre dette er nødvendigt for at kunne udføre vores virksomhed og opfylde dine behov ved fx at levere den ønskede rejse til dig.

4 Hvornår sletter vi dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt til opfyldelse af formålet med behandlingen, medmindre vi i medfør af gældende lovgivning er forpligtet til at opbevare personoplysningerne i en længere periode.

For jobansøgninger sletter vi dine personoplysninger senest 6 måneder efter endeligt afslag på den konkrete jobansøgning.

Dine kundeoplysninger sletter vi 5 år efter afslutning af kundeforholdet, hvor transaktions-oplysninger gemmes i 5 år efter afslutning af det regnskabsår, hvori sidste transaktion er foretaget.

Personoplysninger i forbindelse med markedsføring slettes 5 år efter, at den sidste markedsføring er foretaget overfor dig.

5 Automatiske afgørelser

Vi anvender automatiske afgørelser i behandlingen af dine personoplysninger ved udvalgte ydelser og produkter. Et eksempel er vores forebyggende og opklarende indsat af svindel på vores online platforme.

Du kan anmode om, at vi giver dig information om metoden for afgørelse og bede os verificere, at den automatiske afgørelse er udført korrekt. Vi kan afvise anmodningen, som foreskrevet i gældende lovgivning, herunder hvis udlevering af informationen vil resultere i afsløring af forretningshemmeligheder eller forstyrre forebyggelsen eller opklaringen af svindel eller andre forbrydelser. Generelt vil vi i disse tilfælde verificere, at algoritme og kildedata fungerer efter hensigten uden fejl eller bias.

6 Dine rettigheder

6.1 Retten til information

Du har ret til anmode os om oplysninger om eller adgang til dine personlige informationer. Der er dog undtagelser, som betyder, at du ikke altid modtager al den information, som vi behandler.

6.2 Retten til at gøre indsigelse

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Det betyder, at du kan stoppe eller forhindre os i at behandle dine personoplysninger. Det gælder dog kun i visse tilfælde, og vi behøver ikke stoppe med at behandle dine personoplysninger, hvis vi kan give legitime grunde til at forsætte behandlingen af dine personoplysninger.

6.3 Retten til sletning

Du har i visse tilfælde ret til at anmode om sletning af dine personoplysninger.

6.4 Retten til dataportabilitet

Du har ret til at modtage en kopi af dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format ved at kontakte os gennem de kontaktoplysninger, som fremgår i afsnit 5. Såfremt det er teknisk muligt, har du ret til at anmode om, at personoplysningerne bliver transmitteret direkte til en anden virksomhed eller person, der fungerer som dataansvarlig.

6.5 Retten til berigtigelse

Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig berigtiget. Du har også ret til at få fuldstændiggjort personoplysninger, som du mener er ufuldstændige.

6.6 Retten til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.

6.7 Retten til at klage

Hvis du har en forespørgsel vedrørende denne meddelelse, den måde, vi behandler dine personoplysninger på, ønsker at udøve dine rettigheder eller indgive en klage, kan du kontakte os på e-mail: vip@gaiatravel.dk

Hvis du ønsker at klage over vores behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte Datatilsynet. Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om den registreredes rettigheder på Datatilsynets hjemmeside.

7 Kontaktoplysninger

7.1 Du kan kontakte os ved brug af nedenståede informationer:

– E-mail: vip@gaiatravel.dk, eller

– Post: Gaia Travel, Att.: GDPR, Folke Bernadottes Allé 5, 2100 København Ø